Offenlegung vs. Hinterlegung: Was ist der Unterschied?
Es gibt eine Pflicht, die Offenlegung nach § 325 HGB. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen sie auf einem zweiten Weg erfüllen: durch Hinterlegung der Bilanz. Die Wege unterscheiden sich in Sichtbarkeit und Umfang, nicht in Format und Gebühr.
Der Kernunterschied
Bei der Veröffentlichung sind die Unterlagen im Unternehmensregister frei recherchierbar und für jeden abrufbar.
Bei der Hinterlegung wird die Bilanz dauerhaft hinterlegt und ist nicht recherchierbar. Jeder, der sich beim Unternehmensregister registriert, kann aber auf Antrag eine Kopie erhalten, für 1,00 € je Unterlage. Ein berechtigtes Interesse muss er nicht nachweisen.
Rechtlich ist auch die Hinterlegung eine Form der Offenlegung. Technisch ist die Einreichung gleich: dieselbe XML-Datei, dieselbe Gebühr, dieselbe Identifizierung.
Wer darf hinterlegen?
Ob überhaupt eine Pflicht besteht, entscheidet die Rechtsform: Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG sowie die GmbH & Co. KG sind offenlegungspflichtig. Die Größe entscheidet über den Umfang und darüber, ob die Hinterlegung möglich ist.
Hinterlegen dürfen nur Kleinstkapitalgesellschaften, und nur wenn sie es wählen (§ 326 Abs. 2 HGB). Dazu gehört die Mitteilung, dass zwei der drei Schwellenwerte des § 267a HGB nicht überschritten sind. Ist eine Veröffentlichung einmal erfolgt, lässt sie sich nicht mehr in eine Hinterlegung umwandeln.
Kleine Kapitalgesellschaften müssen veröffentlichen, mit Bilanz und Anhang. Mittelgroße und große veröffentlichen den vollen Umfang. Kapitalmarktorientierte Unternehmen haben kürzere Fristen und gelten immer als groß.
Sichtbarkeit und Einsicht in der Praxis
Veröffentlichung heißt: frei recherchierbar, für jeden ohne Registrierung abrufbar.
Hinterlegung heißt: nicht recherchierbar, aber für jeden registrierten Nutzer auf Antrag gegen 1,00 € als Kopie erhältlich. Geschäftspartner, Banken oder Wettbewerber kommen also auch an eine hinterlegte Bilanz.
Quelle: § 326 Abs. 2 und § 9 Abs. 6 HGB
| Merkmal | Veröffentlichung | Hinterlegung |
|---|---|---|
| Für wen | Alle offenlegungspflichtigen Gesellschaften | Nur Kleinstkapitalgesellschaften, auf Wunsch |
| Sichtbarkeit | Frei recherchierbar und abrufbar | Nicht recherchierbar; Kopie auf Antrag für jeden registrierten Nutzer (1,00 €) |
| Umfang | Je nach Größe Bilanz, Anhang, GuV, Lagebericht, Bestätigungsvermerk | Nur die Bilanz |
| Gebühr | Nach Größenklasse, z. B. 18,50 € für Kleinst | Gleich wie bei Veröffentlichung (18,50 €) |
Welche Unterlagen sind betroffen?
Kleinstkapitalgesellschaften reichen nur die Bilanz ein. Ein Anhang ist nicht nötig, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz stehen (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB). Kleine reichen Bilanz und Anhang ein, ohne GuV. Mittelgroße reichen Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht und Bestätigungsvermerk ein, mit Erleichterungen nach § 327 HGB.
In jeder Einreichung stehen außerdem das Datum der Feststellung und die Pflichtangaben nach § 264 Abs. 1a HGB: Firma, Sitz, Registergericht und Registernummer.
Übermittlung und Kosten
Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 begonnen haben, geht alles an das Unternehmensregister, über die Publikations-Plattform. Ältere Geschäftsjahre gehören in den Bundesanzeiger.
Die Gebühr hängt nur von der Größenklasse ab und ist für Veröffentlichung und Hinterlegung gleich. Wer PDF oder Office-Dateien einreicht, zahlt zusätzlich ein Konvertierungsentgelt.
Angaben ohne Gewähr. Keine Rechtsberatung. Verbindliche Vorgaben bei den zuständigen Stellen oder einer qualifizierten Rechts- und Steuerberatung prüfen.