Offenlegung im Unternehmensregister: Fristen, Formate, Kosten

Die Übermittlung der Unterlagen zur Offenlegung muss spätestens innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr 2023 also spätestens bis Ende 2024 zu übermitteln.

Eine kürzere Frist von 4 Monaten gilt für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften (§ 264d HGB). Für Emittenten von Vermögensanlagen nach dem VermAnlG beträgt die Frist 6 Monate.

Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 beginnen, müssen Rechnungslegungsunterlagen über das Unternehmensregister übermittelt werden. Diese Auflistung ist nicht abschließend; verbindlich sind die jeweils einschlägigen gesetzlichen Regelungen.

Das Übermittlungsformat am Unternehmensregister ist XML. PDF, Word und Excel sind Quelldokumente, die erst in einreichungsfähiges XML umgewandelt werden müssen.

Quellformat und Einreichungsformat sind nicht dasselbe: ein PDF enthält die Inhalte, ist aber nicht das geforderte XML.

Für die Einstellung von Rechnungslegungsunterlagen erhebt das Unternehmensregister eine gesetzliche Gebühr nach dem JVKostG. Sie richtet sich nach Unternehmensgröße und Format.

Die folgende Übersicht zeigt Beispiele aus dem Kostenverzeichnis. Die Beträge sind Registergebühren und kommen unabhängig vom Einreichungsweg hinzu.

Werden Unterlagen in unterschiedlichen Formaten übermittelt, wird grundsätzlich die höhere Gebühr erhoben.

Werden Unterlagen nicht im geforderten XML-Format, sondern als Word, RTF, Excel oder PDF angeliefert, erhebt die registerführende Stelle ein privatrechtliches Konvertierungsentgelt.

Es beträgt 1,75 Cent pro sichtbarem Zeichen und 20,00 EUR pro Grafik, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Dieses Entgelt kommt zusätzlich zur gesetzlichen Gebühr hinzu.

Ein XML-first-Ablauf vermeidet diese konvertierungsbedingten Kosten, weil die Übermittlung direkt im geforderten Format erfolgt.

Für gescannte Dokumente gilt ein erhöhtes Bearbeitungsentgelt von 2,50 Cent pro sichtbarem Zeichen zuzüglich Umsatzsteuer.

Praktisch wichtig: Schon ein einzelnes gescanntes Dokument kann dazu führen, dass der gesamte Auftrag nach dem erhöhten Bearbeitungsentgelt abgerechnet wird.

Die Gesamtkosten hängen nicht nur von der Unternehmensgröße ab, sondern auch vom Einreichungsformat. Die Registergebühr fällt grundsätzlich an; konvertierungsbedingte Kosten und erhöhte Bearbeitungsentgelte kommen je nach Formatweg hinzu.

Dabei sind die Beträge nicht alternativ, sondern additiv: Bei einer PDF-Einreichung können Registergebühr und Konvertierungsentgelt zusammenfallen, bei einer Scan-Einreichung zusätzlich das erhöhte Bearbeitungsentgelt.

Der Kostenrechner vergleicht für Ihre konkreten Parameter, wie sich die klassische Einreichung und der XML-Weg über Uregistry unterscheiden.