Offenlegung im Unternehmensregister: Fristen, Formate, Kosten
Eine kompakte Übersicht zu Fristen, Formaten und Kosten der Offenlegung am Unternehmensregister – und wie sich die Gesamtkosten aus Registergebühr und konvertierungsbedingten Kosten zusammensetzen.
Fristen im Überblick
Die Unterlagen müssen spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag beim Unternehmensregister eingereicht sein (§ 325 Abs. 1a HGB). Es genügt die rechtzeitige Einreichung; wann veröffentlicht wird, spielt keine Rolle. Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist der Abschluss 2025 also bis zum 31.12.2026 einzureichen.
Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften (§ 264d HGB) haben vier Monate, Emittenten von Vermögensanlagen sechs Monate (§ 23 VermAnlG).
Wer die Frist versäumt, erhält vom Bundesamt für Justiz eine Androhung mit einer Nachfrist von sechs Wochen. Danach drohen 2.500 € bis 25.000 € Ordnungsgeld; wird nach Ablauf der Nachfrist eingereicht, sinkt es auf 500 € (Kleinst mit Hinterlegung) oder 1.000 € (klein) (§ 335 HGB).
Formate
Angenommen werden XML nach dem Schema des Bundesanzeiger Verlags, das ESEF-Format für Inlandsemittenten sowie Word, Excel, RTF und PDF. Die Umwandlung von PDF und Office-Dateien übernimmt der Betreiber, gegen Entgelt.
Nur XML nach dem Schema vermeidet dieses Entgelt. Selbst umwandeln müssen Sie nicht, Sie zahlen dann aber dafür.
Gesetzliche Registergebühren (JVKostG)
Für die Einstellung erhebt das Unternehmensregister eine Gebühr nach dem JVKostG. Für Kleinst-, kleine und mittelgroße Gesellschaften hängt sie nur von der Größe ab, nicht vom Format, und ist für Veröffentlichung und Hinterlegung gleich.
Nur bei großen Gesellschaften und Konzernabschlüssen unterscheidet das Kostenverzeichnis zwei Stufen: XML und das ESEF-Format. Die höhere Stufe gilt für ESEF, nicht für PDF.
Dazu kommt jährlich die Jahresgebühr von 3 € oder 6 € (KV 1410, 1411) und einmalig die Identifizierung auf der Publikations-Plattform: 7,60 € über die Steuerberaterplattform, 12 € per eID oder 22 € per Video (KV 1441).
Quelle: JVKostG Kostenverzeichnis, Hauptabschnitt 4 – Unternehmensregister
| Größenklasse | Gebühr | KV-Nr. |
|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft | 18,50 € | 1420 |
| Kleine Kapitalgesellschaft | 25,00 € | 1421 |
| Mittelgroße Kapitalgesellschaft | 55,00 € | 1422 |
| Große Kapitalgesellschaft | 110,00 € (330,00 € im ESEF-Format) | 1423 |
| Konzernabschluss | 330,00 € (550,00 € im ESEF-Format) | 1426 |
∗ Eine Änderung vor der Einstellung kostet 50 % mehr, eine Rücknahme vor der Einstellung die Hälfte; am selben Tag zurückgezogen, kostet sie nichts.
Konvertierungsentgelt für PDF und Office
Für Word, RTF, Excel und PDF berechnet der Betreiber ein privatrechtliches Entgelt: 1,75 ct je sichtbarem Zeichen ohne Leerzeichen zuzüglich USt. Es gilt der Satz am Tag der Einreichung. Grafiken kosten 20 € je Grafik zuzüglich USt, bei XML ebenso.
Das Entgelt kommt zur Gebühr hinzu. Ein Abschluss mit 20.000 Zeichen kostet so 350 € netto zusätzlich.
Quelle: Unternehmensregister, Gebühren und Entgelte (DO51), § 2
Erhöhte Bearbeitungsentgelte bei Scans
Ist ein Dokument gescannt oder enthält gescannte Teile, gilt 2,50 ct je Zeichen zuzüglich USt, und zwar für den gesamten Auftrag.
Quelle: Unternehmensregister, Gebühren und Entgelte (DO51), § 3
Wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen
Die Gebühr fällt immer an. Wer PDF oder Office-Dateien einreicht, zahlt das Konvertierungsentgelt zusätzlich, bei Scans das erhöhte. Jahresgebühr und Identifizierung kommen auf jedem Weg hinzu.
Der Kostenrechner zeigt für Ihren Abschluss, was die direkte Einreichung kostet und was der XML-Weg mit Uregistry kostet.
FAQ
Kann ich den Abschluss als PDF einreichen?
Ja. Die Publikations-Plattform wandelt ihn dann gegen ein Entgelt um: 1,75 ct je Zeichen zuzüglich USt. XML nach dem Schema des Bundesanzeiger Verlags vermeidet dieses Entgelt; die 20 € je Grafik fallen auf beiden Wegen an.
Welche Fristen gelten?
Zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag, für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften vier Monate. Es zählt die Einreichung, nicht die Veröffentlichung.
Welche Kosten kommen neben der Gebühr hinzu?
Bei PDF und Office das Konvertierungsentgelt, bei Scans das erhöhte Entgelt. Auf jedem Weg die Jahresgebühr von 3 € oder 6 € und einmalig die Identifizierung auf der Publikations-Plattform.
Reicht Uregistry für mich ein?
Nein. Uregistry erstellt die XML-Datei; hochladen tun Sie sie selbst auf der Publikations-Plattform.
Angaben ohne Gewähr. Keine Rechtsberatung. Verbindliche Vorgaben bei den zuständigen Stellen oder einer qualifizierten Rechts- und Steuerberatung prüfen.