Einreichen im Unternehmensregister: So funktioniert's

Ob ein Jahresabschluss veröffentlicht oder nur hinterlegt werden muss, hängt von der Größe und der Rechtsform des Unternehmens ab. Zudem bestimmt die Unternehmensgröße, welche konkreten Daten offenzulegen sind.

Unternehmen folgender Rechtsformen müssen Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte offenlegen:

Kapitalgesellschaften wie AG, KGaA, SE, GmbH und UG (haftungsbeschränkt), eingetragene Genossenschaften (eG), haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter (z. B. GmbH & Co. KG, UG & Co. KG), Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG) und inländische Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in einem anderen Staat.

Spezielle Gesellschaftsarten wie Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungen oder Energie- und Telekommunikationsunternehmen sind nach den jeweiligen Spezialgesetzen offenlegungspflichtig. Nach dem Publizitätsgesetz können auch weitere Unternehmen offenlegungspflichtig sein, wenn sie bestimmte Größenmerkmale erfüllen.

Nach dem Publizitätsgesetz sind Unternehmen generell offenlegungspflichtig, wenn sie in 3 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 2 der 3 folgenden Merkmale erfüllen: Bilanzsumme über 65 Mio. Euro, Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro, durchschnittlich über 5.000 Arbeitnehmer.

Die Pflicht zur Aufstellung und Offenlegung eines Jahresabschlusses besteht mit der Eintragung der Gesellschaft, unabhängig davon, ob bereits eine Geschäftstätigkeit aufgenommen wurde oder eine Gewinnerzielungsabsicht besteht.

In welchem Umfang Sie Rechnungslegungsunterlagen offenlegen müssen, hängt unter anderem von der Größe Ihres Unternehmens ab. 2 der 3 Merkmale müssen an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren vorliegen.

Die Schwellenwerte nach §§ 267, 267a HGB n. F. gelten bei Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2022:

Je nach Unternehmensgröße können folgende Offenlegungserleichterungen in Anspruch genommen werden:

Grundsätzlich müssen die Unterlagen spätestens innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag übermittelt werden. Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gilt eine kürzere Frist.

Die genauen Fristen, Rechtsgrundlagen und Sonderfälle sind auf der Seite Fristen, Formate, Kosten zusammengestellt.

Welches Offenlegungsmedium gilt und ob Offenlegung oder Hinterlegung einschlägig ist, klärt der Bilanz-Navigator auf der Publikations-Plattform. Er führt anhand Ihres Einzelfalls durch die Zuordnung – verbindlich sind dennoch die Vorgaben der registerführenden Stelle.

Seit Inkrafttreten des DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) sind Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte für Geschäftsjahre beginnend nach dem 31.12.2021 an das Unternehmensregister zu übermitteln; für Geschäftsjahre beginnend vor dem 01.01.2022 bleibt der Bundesanzeiger das Offenlegungsmedium. Beide Medien werden vom Bundesanzeiger Verlag betrieben.

Die Übermittlung erfolgt elektronisch über die Publikations-Plattform (www.publikations-plattform.de) oder über eine Software-Schnittstelle (Webservice). Eine Einreichung in Papierform ist nicht vorgesehen.

Hinweis: Der Bilanz-Navigator klärt die Zuordnung innerhalb der HGB-Offenlegung, nicht die separate Frage, ob ein Unternehmen dem ESEF-Regime (iXBRL) unterliegt – dies ist eine Frage für kapitalmarktorientierte Emittenten.

Zur Übermittlung von Daten an das Unternehmensregister ist eine Registrierung auf der Publikations-Plattform erforderlich. Eine einmalige Registrierung genügt, auch wenn Sie für mehrere Tochterunternehmen oder als Einsender für Dritte veröffentlichen.

Zusätzlich besteht seit dem DiRUG für alle Übermittler von Rechnungslegungsunterlagen die Pflicht zur einmaligen elektronischen Identitätsprüfung. Ohne vorherige Identifikation kann kein Jahresabschluss an das Unternehmensregister übermittelt werden. Zur Identifikation stehen videounterstützte Verfahren, eID (Personalausweis mit Online-Funktion) und die Identifizierung per Steuerberaterplattform zur Verfügung.

Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein. Ordnungsgelder bei unterlassener oder unvollständiger Offenlegung betragen mindestens 2.500 EUR bis maximal 25.000 EUR. Bei Emittenten und kapitalmarktorientierten Unternehmen gilt ein erhöhter Ordnungsgeldrahmen.

Heute liegen Unterlagen meist als PDF oder Office-Datei vor und müssen erst in das geforderte XML überführt werden – das erzeugt Aufwand und kann zusätzliche Kosten auslösen.

Die Kosten bestehen aus der gesetzlichen Gebühr nach JVKostG und, je nach Format, zusätzlichen konvertierungsbedingten Kosten. Wer direkt im XML-Format liefert, vermeidet diese Zusatzkosten.

Die ausführliche Gebührenstruktur mit Beispielen steht auf der Seite Fristen, Formate, Kosten; der Kostenrechner vergleicht Ihre konkreten Parameter.

Uregistry hilft Teams, von vorhandenen Berichtsunterlagen zu einem strukturierten XML-First-Workflow zu kommen.

Der Ablauf: Upload von PDF, Excel oder Word → automatisierte Extraktion und Strukturierung → XML-Generierung → Prüfung und Korrektur → Einreichung.

Je nach Komplexität der Dokumente läuft das entweder im Self-Service-Flow oder mit zusätzlicher Expertenprüfung.

Offenlegung und Hinterlegung sind zwar digitale Prozesse, das macht sie aber nicht automatisch effizient. Wer von zerstreuten PDFs oder Office-Dateien ausgeht, riskiert vermeidbare Konvertierungskosten und manuellen Aufwand.

Ein strukturierter XML-First-Workflow macht die Einreichung berechenbarer, weniger manuell und oft kostengünstiger.