Einreichen im Unternehmensregister: So funktioniert's

Offenlegungspflichtig sind alle Kapitalgesellschaften und die GmbH & Co. KG. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen statt der Veröffentlichung die Hinterlegung wählen. Die Größe bestimmt außerdem, welche Unterlagen einzureichen sind.

Unternehmen folgender Rechtsformen müssen Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte offenlegen:

Kapitalgesellschaften wie AG, KGaA, SE, GmbH und UG (haftungsbeschränkt), eingetragene Genossenschaften (eG), haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter (z. B. GmbH & Co. KG, UG & Co. KG), Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG) und inländische Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in einem anderen Staat.

Spezielle Gesellschaftsarten wie Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungen oder Energie- und Telekommunikationsunternehmen sind nach den jeweiligen Spezialgesetzen offenlegungspflichtig. Nach dem Publizitätsgesetz können auch weitere Unternehmen offenlegungspflichtig sein, wenn sie bestimmte Größenmerkmale erfüllen.

Nach dem Publizitätsgesetz ist offenlegungspflichtig, wer an einem Abschlussstichtag und den beiden folgenden zwei der drei Merkmale erfüllt: Bilanzsumme über 65 Mio. €, Umsatzerlöse über 130 Mio. €, durchschnittlich mehr als 5.000 Arbeitnehmer.

Die Pflicht besteht ab der Eintragung der Gesellschaft, unabhängig davon, ob sie schon tätig ist oder Gewinn erzielen will. Auch gemeinnützige Gesellschaften sind offenlegungspflichtig. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter sind es nicht, außer nach dem Publizitätsgesetz.

Der Umfang hängt von der Größenklasse ab. Eine Klasse gilt, wenn zwei der drei Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen vorliegen; nach einer Neugründung oder Umwandlung genügt der erste Stichtag.

Die Schwellenwerte nach §§ 267, 267a HGB gelten verpflichtend für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen. Für Geschäftsjahre ab dem 1.1.2023 durften sie freiwillig und nur insgesamt angewendet werden (Art. 93 EGHGB). Reine Holdinggesellschaften können keine Kleinstkapitalgesellschaft sein (§ 267a Abs. 3 HGB).

Je nach Unternehmensgröße können folgende Offenlegungserleichterungen in Anspruch genommen werden:

Spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag muss eingereicht sein (§ 325 Abs. 1a HGB). Die Frist lässt sich nicht verlängern; es genügt die rechtzeitige Einreichung. Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften haben vier Monate.

Sonderfälle und die Folgen einer Fristversäumnis stehen auf der Seite Fristen, Formate, Kosten.

Welches Offenlegungsmedium gilt und ob Offenlegung oder Hinterlegung einschlägig ist, klärt der Bilanz-Navigator auf der Publikations-Plattform. Er führt anhand Ihres Einzelfalls durch die Zuordnung – verbindlich sind dennoch die Vorgaben der registerführenden Stelle.

Seit Inkrafttreten des DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) sind Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte für Geschäftsjahre beginnend nach dem 31.12.2021 an das Unternehmensregister zu übermitteln; für Geschäftsjahre beginnend vor dem 01.01.2022 bleibt der Bundesanzeiger das Offenlegungsmedium. Beide Medien werden vom Bundesanzeiger Verlag betrieben.

Die Übermittlung erfolgt elektronisch über die Publikations-Plattform (www.publikations-plattform.de) oder über eine Software-Schnittstelle (Webservice). Eine Einreichung in Papierform ist nicht vorgesehen.

Ob eine Gesellschaft dem ESEF-Format unterliegt, klärt der Bilanz-Navigator nicht. Das betrifft Inlandsemittenten, also Gesellschaften mit an einem geregelten Markt zugelassenen Wertpapieren.

Wer einreicht, braucht ein Konto auf der Publikations-Plattform. Ein Konto kann mehrere Ansprechpartner haben.

Jede Person, die einreicht, muss sich einmalig elektronisch identifizieren: per Video, mit dem Personalausweis (eID) oder über die Steuerberaterplattform. Das kostet eine Gebühr: 7,60 € über die Steuerberaterplattform, 12,00 € per eID, 22,00 € per Video (KV 1441). Ohne Identifizierung ist keine Einreichung möglich.

Wer nicht oder unvollständig einreicht, erhält vom Bundesamt für Justiz eine Androhung mit sechs Wochen Nachfrist. Das Ordnungsgeld beträgt 2.500 € bis 25.000 €; wird nach Ablauf der Nachfrist eingereicht, sinkt es auf 500 € (Kleinst mit Hinterlegung) oder 1.000 € (klein). Für kapitalmarktorientierte Gesellschaften gelten höhere Rahmen.

Meist liegt der Abschluss als PDF oder Office-Datei vor. Die Publikations-Plattform nimmt ihn so an, wandelt ihn aber gegen ein Entgelt in ihr Format um. Eine Vorschau vor der Veröffentlichung gibt es dabei nicht.

Die Gebühr nach JVKostG hängt von der Größenklasse ab: 18,50 € für Kleinst, 25 € für klein, 55 € für mittelgroß. Bei PDF und Office kommt das Konvertierungsentgelt hinzu, auf jedem Weg die Jahresgebühr von 3 € oder 6 € und einmalig die Identifizierung.

Die Gebührenstruktur mit Quellen steht auf der Seite Fristen, Formate, Kosten; der Kostenrechner vergleicht Ihre Zahlen.

Uregistry ist ein MCP-Server: Sie binden ihn in Ihren KI-Assistenten ein, etwa Claude oder ChatGPT, und arbeiten im Chat.

Der Assistent klärt mit Ihnen Rechtsform, Geschäftsjahr und Größenklasse; Uregistry zeigt dazu Schwellenwerte und Berichtsteile mit Paragrafen, bestätigen tun Sie. Dann überträgt der Assistent den Abschluss Abschnitt für Abschnitt, Uregistry prüft jeden formal. Am Ende sehen Sie eine Vorschau, vergleichen sie mit dem Original und erhalten die XML-Datei.

Die Datei laden Sie selbst auf der Publikations-Plattform hoch. Uregistry prüft formal, nicht inhaltlich, und leistet keine Beratung.

Die Offenlegung ist Pflicht, das Konvertierungsentgelt nicht. Wer XML nach dem Schema einreicht, zahlt nur die Gebühr und sieht vor dem Upload, was veröffentlicht wird.