Einreichen im Unternehmensregister: So funktioniert's

Ob ein Jahresabschluss veröffentlicht oder nur hinterlegt werden muss, hängt von der Größe und der Rechtsform des Unternehmens ab. Zudem bestimmt die Unternehmensgröße, welche konkreten Daten offenzulegen sind.

Unternehmen folgender Rechtsformen müssen Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte offenlegen:

Kapitalgesellschaften wie AG, KGaA, SE, GmbH und UG (haftungsbeschränkt), eingetragene Genossenschaften (eG), haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter (z. B. GmbH & Co. KG, UG & Co. KG), Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG) und inländische Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in einem anderen Staat.

Unabhängig von der Rechtsform sind auch spezielle Gesellschaftsarten offenlegungspflichtig, etwa Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungsunternehmen, Energiewirtschaftsunternehmen, Telekommunikationsunternehmen und Emittenten von Vermögensanlagen. Die Pflicht richtet sich hier nach den jeweiligen Spezialgesetzen.

Nach dem Publizitätsgesetz sind Unternehmen generell offenlegungspflichtig, wenn sie in 3 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 2 der 3 folgenden Merkmale erfüllen: Bilanzsumme über 65 Mio. Euro, Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro, durchschnittlich über 5.000 Arbeitnehmer.

Die Pflicht zur Aufstellung und Offenlegung eines Jahresabschlusses besteht mit der Eintragung der Gesellschaft, unabhängig davon, ob bereits eine Geschäftstätigkeit aufgenommen wurde oder eine Gewinnerzielungsabsicht besteht.

In welchem Umfang Sie Rechnungslegungsunterlagen offenlegen müssen, hängt unter anderem von der Größe Ihres Unternehmens ab. 2 der 3 Merkmale müssen an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren vorliegen.

Die Schwellenwerte nach §§ 267, 267a HGB n. F. gelten bei Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2022:

Je nach Unternehmensgröße können folgende Offenlegungserleichterungen in Anspruch genommen werden:

Die Übermittlung der Unterlagen zur Offenlegung des Jahresabschlusses muss spätestens innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr 2023 also spätestens bis Ende 2024 zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln.

Eine kürzere Offenlegungsfrist von 4 Monaten gilt für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften (§ 264d HGB). Für Emittenten von Vermögensanlagen nach VermAnlG gilt eine Frist von 6 Monaten.

Diese Auflistung ist nicht abschließend. Die Offenlegungsfristen sind den jeweils einschlägigen gesetzlichen Regelungen zu entnehmen.

Seit Inkrafttreten des DiRUG sind Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte für Geschäftsjahre beginnend nach dem 31.12.2021 an das Unternehmensregister zu übermitteln. Unterlagen mit einem Geschäftsjahresbeginn vor dem 01.01.2022 müssen weiterhin beim Bundesanzeiger eingereicht werden. Beide Offenlegungsmedien werden vom Bundesanzeiger Verlag betrieben.

Unterstützung bei der Frage, an welches Offenlegungsmedium Sie Ihre Unterlagen übermitteln müssen, bietet der Bilanz-Navigator, den Sie über die Startseite der Publikations-Plattform aufrufen können.

Die Übermittlung erfolgt über die Publikations-Plattform (www.publikations-plattform.de) oder via Software-Schnittstelle (Webservice). Eine Einreichung von Unterlagen in Papierform ist nicht möglich.

Viele Unternehmen arbeiten noch mit veralteten Annahmen über den Einreichungsweg. Wer den Prozess aktuell nicht kennt, sollte sich mit den neuen Abläufen vertraut machen.

Zur Übermittlung von Daten an das Unternehmensregister ist eine Registrierung auf der Publikations-Plattform erforderlich. Eine einmalige Registrierung genügt, auch wenn Sie für mehrere Tochterunternehmen oder als Einsender für Dritte veröffentlichen.

Zusätzlich besteht seit dem DiRUG für alle Übermittler von Rechnungslegungsunterlagen die Pflicht zur einmaligen elektronischen Identitätsprüfung. Ohne vorherige Identifikation kann kein Jahresabschluss an das Unternehmensregister übermittelt werden. Zur Identifikation stehen videounterstützte Verfahren, eID (Personalausweis mit Online-Funktion) und die Identifizierung per Steuerberaterplattform zur Verfügung.

Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein. Ordnungsgelder bei unterlassener oder unvollständiger Offenlegung betragen mindestens 2.500 EUR bis maximal 25.000 EUR. Bei Emittenten und kapitalmarktorientierten Unternehmen gilt ein erhöhter Ordnungsgeldrahmen.

Ein typischer Ablauf heute: Dokumente liegen als PDF oder Office-Datei vor. In der Publikationsplattform wird ein Auftrag erstellt, die Dateien hochgeladen und, falls sie nicht im passenden Format sind, vom Register konvertiert.

Das Problem ist nicht, dass Unternehmen keine Unterlagen haben. Das Problem ist, dass vorhandene Dokumente oft nicht einreichungsbereit strukturiert sind. Genau hier entstehen Konvertierungskosten und manueller Aufwand.

Die Kosten im Unternehmensregister bestehen aus zwei Ebenen: der gesetzlichen Gebühr nach JVKostG und, je nach Format, zusätzlichen Konvertierungsentgelten.

Wer direkt im XML-Format liefert, zahlt in der Regel nur die Gebühr. Bei PDF, Excel, Word oder Scans kommen Konvertierungsentgelte hinzu: 1,75 Cent pro sichtbarem Zeichen und 20 Euro pro Grafik, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

Bei Scans gilt ein erhöhter Satz von 2,50 Cent pro Zeichen. Schon ein einzelnes gescanntes Dokument kann dazu führen, dass der gesamte Auftrag nach dem erhöhten Satz abgerechnet wird.

Mit unserem Kostenrechner können Sie Ihre konkrete Ersparnis berechnen:

Uregistry hilft Teams, von vorhandenen Berichtsunterlagen zu einem strukturierten XML-First-Workflow zu kommen.

Der Ablauf: Upload von PDF, Excel oder Word → automatisierte Extraktion und Strukturierung → XML-Generierung → Prüfung und Korrektur → Einreichung.

Je nach Komplexität der Dokumente läuft das entweder im Self-Service-Flow oder mit zusätzlicher Expertenprüfung.

Offenlegung und Hinterlegung sind zwar digitale Prozesse, das macht sie aber nicht automatisch effizient. Wer von zerstreuten PDFs oder Office-Dateien ausgeht, riskiert vermeidbare Konvertierungskosten und manuellen Aufwand.

Ein strukturierter XML-First-Workflow macht die Einreichung berechenbarer, weniger manuell und oft kostengünstiger.